Quand les remarques d’audit deviennent des opportunités.
L’intervention de POMEX dans un laboratoire d’analyse médicale.
Un laboratoire de biologie clinique devait répondre aux conclusions d’un audit externe comportant des remarques majeures et mineures.
Ces non-conformités devant être levées afin que le laboratoire puisse continuer à satisfaire aux exigences de la directive pratique en vigueur. Voici comment POMEX a réussi à transformer cette situation en une opportunité.
01. Contexte et problématique
Le laboratoire, acteur dans le domaine des analyses de biologie clinique, devait lever plusieurs non-conformités à la suite d’un audit externe. Ces remarques, tant majeures que mineures, ont mis en lumière des besoins d’amélioration de leur système de qualité.
Face à ces défis, le laboratoire devait impérativement élaborer et mettre rapidement en œuvre un plan d’action pour corriger ces dysfonctionnements et garantir la continuité de ses opérations.
02. Rôle de POMEX
C’est dans ce contexte que POMEX a été sollicité pour apporter son EXpertise. Notre mission était claire : épauler le responsable qualité dans la rédaction, la mise en place, le suivi et l’exécution d’un plan d’action répondant aux exigences de l’audit. En collaboration étroite avec l’ensemble des équipes supports, de la direction, des technologues de laboratoires, nous avons consolidé l’équipe qualité et instauré de bonnes pratiques conformes aux normes en vigueur.
Pour ce faire, il était crucial de comprendre rapidement le fonctionnement interne du laboratoire pour la mise en place des actions. L’analyse détaillée des processus existants a permis d’élaborer un plan d’action précis, priorisant les interventions nécessaires pour lever les non-conformités.
03. Solutions implémentées
Les différentes étapes de notre intervention ont consisté à élaborer des solutions spécifiques, adaptées aux ressources et à l’infrastructure du laboratoire. Nous avons instauré de nouvelles pratiques, notamment en matière de gestion de la qualité, et mis en place des processus formalisés afin de garantir la pérennité des améliorations.
Chaque solution proposée a été soigneusement évaluée en termes de faisabilité et d’impact. Nous avons travaillé avec les équipes pour planifier et exécuter les actions nécessaires. La communication a joué un rôle clé tout au long de ce processus, assurant que chaque membre de l’équipe comprenne les objectifs et les étapes à suivre.
04. Les résultats obtenus ?
Les résultats de notre intervention ne se sont pas fait attendre. Le respect des délais inscrits dans le plan d’action a permis au laboratoire de renouveler son agrément, assurant ainsi la continuité de ses activités. Mais au-delà de ce succès immédiat, notre intervention a fait évoluer et a renforcé le système qualité du laboratoire.
Le système qualité a été entièrement repensé pour être conforme aux attentes de l’organisme tiers. Cette refonte a également renforcé la cellule qualité au sein du laboratoire, la rendant plus robuste. Le personnel a commencé à voir le service qualité non plus comme une contrainte, mais comme un allié précieux pour améliorer leur travail quotidien.
05. Les bénéfices à long terme
Les bonnes pratiques que nous avons mises en place n’ont pas seulement permis de résoudre les problèmes immédiats. Elles ont également posé les bases d’une amélioration continue. Le personnel qualité, désormais mieux soutenu, est capable de maintenir et de renforcer ces pratiques sur le long terme.
Pour assurer la pérennité de ces résultats, un transfert complet de connaissances a été réalisé entre le personnel de POMEX et le client. Ainsi, le laboratoire dispose désormais des outils et des compétences nécessaires pour continuer sur cette voie d’amélioration continue.
06. L’adaptabilité
La mission que nous avons déployée pour ce laboratoire est adaptable à de nombreux autres contextes. L’analyse des processus « entrée-sortie », l’identification des non-conformités, la mise en place de plans d’action et la gestion du changement sont des approches qui peuvent être appliquées dans diverses industries.
POMEX a déjà démontré la réussite de ces méthodologies dans d’autres projets, montrant qu’elle peut être ajustée pour répondre aux besoins spécifiques de différentes entreprises. La clé réside dans l’adaptation des solutions aux normes et référentiels propres à chaque secteur.
Conclusion
Cette expérience a réaffirmé l’importance de la communication et de la gestion du changement dans la réussite de toute intervention. En faisant des équipes des acteurs du changement, nous avons non seulement levé les non-conformités, mais aussi transformé la culture qualité du laboratoire.
POMEX a prouvé qu’avec une approche structurée et collaborative, il est possible de transformer une situation spécifique en une opportunité de renouveau. Nous sommes fiers d’avoir contribué à cette transformation et sommes prêts à aider d’autres entreprises à relever leurs défis qualité avec succès.
